Informujemy, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 umowy o przyznanie pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia   Samorządowi Województwa kompletnej dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

a)   niezwłocznie po zawarciu umowy o przyznanie pomocy, w przypadku postępowania zakończonego przed dniem jej zawarcia;

b)   w terminie 14 dni od zakończenia postępowania, w przypadku postępowania zakończonego po dniu zawarcia umowy o przyznanie pomocy;
−    w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną przez Zamawiającego.

• Wykaz dokumentów składanych do Wydziału PROW:

Kompletna dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powinna zawierać:
1. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
2. Podstawa prawna i uzasadnienie zastosowania trybu niekonkurencyjnego przy udzieleniu zamówienia;
3. Opublikowane ogłoszenie o zamówieniu publicznym;
4. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia;
5. Odrzucone oferty wykonawców (wraz z uzasadnieniem) lub oferty złożone przez wykonawców wykluczonych, zawierające niższą cenę, lub korzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów niż oferta wybrana;
6. Oferta wykonawcy, któremu udzielono zamówienia publicznego;
7. Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego;
8. Opublikowane ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego;
9. Zawiadomienie wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, o ofertach odrzuconych i wykluczonych oraz zamieszczenie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej oraz w siedzibie zamawiającego;
10.Dokumentacja związana z protestami i odwołaniami (jeśli miały miejsce).

• Potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem
 
Kopie dokumentów składanych do Wydziału PROW powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego.

Z uwagi na obszerność dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z rekomendacjami ARiMR, dopuszcza się możliwość potwierdzania kopii dokumentów poprzez zapis umieszczony na pierwszej stronie dokumentu, potwierdzający za zgodność z oryginałem strony od 1 do n.

Jeżeli w skład oryginału oferty wchodzą jakiekolwiek kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, to stają się one częścią oryginalnej oferty. Zamawiający potwierdza dokumenty za zgodność z oryginałem, czyli z oryginalną, złożoną przez wykonawcę ofertą.
   
Należy więc potwierdzać za zgodność z oryginałem traktując jako oryginał ofertę złożoną przez wykonawcę, bez względu na to czy w jej skład wchodzą same oryginały dokumentów czy też znajdują się w niej również kopie potwierdzone za zgodność.

• Uzupełnianie niekompletnej dokumentacji

Jeżeli złożona dokumentacja nie jest kompletna wówczas Samorząd Województwa wzywa beneficjenta w formie pisemnej do ich uzupełnienia (usunięcia braków) lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.
 
Jeżeli beneficjent pomimo wezwania, nie złożył wymaganych dokumentów w wyznaczonym terminie lub w wyniku oceny stwierdzono, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało przeprowadzone z naruszeniem ustawy PZP, mającym wpływ na wynik tego postępowania lub niezgodnie z warunkami określonymi w Programie, ustawie, rozporządzeniu lub umowie, Samorząd Województwa pisemnie zawiadamia beneficjenta o negatywnej ocenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.